Certaines sociétés ont plus de clients à crédit que de clients au comptant. De nombreuses entreprises se retrouvent dans des difficultés à cause des retards de paiement. Face à cette situation, le service recouvrement doit mettre en place une procédure de relance fiable et efficace. Qu’en est-il de la deuxième lettre de relance de paiement ?
Quand faut-il envoyer une deuxième lettre de relance ?
Malgré l’envoi de votre première relance de facture impayée, le debiteur ne fait pas signe. Avant d’avoir recours aux services contentieux, il est conseillé d’envoyer une deuxième lettre plus formelle, mieux vaut envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception. Un recouvrement amiable est une procédure avantageuse qui permet de maintenir de bonnes relations avec votre client. Il se peut que la facture soit impayée à cause d’un oubli. Dans ce cas, faire intervenir les juges est un acte déplacé. La deuxième lettre a pour but de rappeler au client ses obligations. Avant de rédiger et d’envoyer la lettre, vous pouvez essayer d’appeler le client par téléphone ou de lui contacter par mail. S’il n’y a pas de réponse, l’envoi du second courrier est incontournable. Cette deuxième lettre ne doit pas être trop différente de la précédente et il est important d’insister sur le fait qu’il s’agisse de la seconde relance.
Comment bien rédiger votre deuxième lettre de relance ?
Afin de favoriser vos chances d’être payé, vous devez bien rédiger votre lettre de relance. Vous devez y mentionner vos coordonnées et l’identité du débiteur avec son adresse exacte. Il ne faut surtout pas oublier le numéro et la date de la facture impayée. Vous devez préciser également la date d’échéance pour être sûr que la date limite de paiement a été dépassée. Le montant doit être clair incluant les pénalités de retard. Vous pouvez terminer la lettre par la demande du règlement du montant exact dans les brefs délais. Vous pouvez joindre à cette deuxième lettre de relance une copie de la facture impayée et une copie de la première lettre de relance. Une lettre peut différencier d’une autre en fonction du profil client et de la situation. Vous pouvez trouver des modeles variés sur Internet. Il est conseillé d’augmenter le niveau de pression au cours des relances.
Que se passe-t-il si toujours pas de réponse après la deuxième lettre de relance ?
Si après la deuxième lettre de relance il n’y a toujours pas de réponse, différents choix se présentent. Vous pouvez envoyer une troisième lettre surtout si la collaboration avec le client date de longues années. Ce recours pourrait préserver votre relation. Il est également possible de lui adresser une lettre de mise en demeure. Cette lettre va l’imposer à payer la dette au respect d’un certain délai. Dans le cas contraire, vous pouvez agir en justice. Quel que soit le cas, il est important d’impliquer vos collaborateurs pour se charger d’une procédure de recouvrement efficace avec des relances efficaces. Le ton utilisé doit rester cordial avec des formules de politesse. Même si vous êtes mécontent à cause des impayés, il est conseillé de ne pas le montrer via les écrits. Il est également conseillé de rédiger une lettre courte en allant tout droit au but. Une brève lettre bien claire avec tous les essentiels mentionnés fera d’effet.
